Il registro anagrafe sicurezza è tra i registri obbligatori, previsti dalla riforma del condominio.
L’articolo 1130 del Codice civile indica le attribuzioni dell’amministratore di condominio, tra cui al punto sei la cura del registro anagrafe condominiale.
La norma ce ne indica anche l’oggetto: “contenente le generalità dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento, comprensive del codice fiscale e della residenza o domicilio, i dati catastali di ciascuna unità immobiliare, nonché ogni dato relativo alle condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio”.
Verifichiamo innanzitutto il termine generalità, cosa intendiamo per generalità?
Sicuramente i dati anagrafici dei condomini ossia gli elementi specifici (nome, cognome, luogo e data di nascita) che ne caratterizzano l’identità, oltre al codice fiscale, la residenza o il domicilio.
In codice si riferisce anche ai titolari di diritti personali di godimento, quindi anche ai conduttori degli immobili condominiali.
La norma che istituisce e regola il registro anagrafe condominiale non accenna minimamente ai recapiti telefonici dei condomini che possono essere trattati dall’amministratore di condominio solo se presenti in pubblici registri o con il consenso di questi ultimi.
Queste le indicazioni del Garante della privacy nel vademecum dedicato al condominio:”I numeri di telefono fisso, di telefono cellulare e l’indirizzo di posta elettronica possono essere utilizzati se sono già indicati in elenchi pubblici (come le pagine bianche o le pagine gialle) oppure se l’interessato abbia fornito il proprio consenso. In ogni caso, occorre sempre tenere presente il principio di proporzionalità circa l’uso di tali recapiti, con particolare riferimento a frequenze e ad orari: il loro utilizzo può essere opportuno in casi di necessità ed urgenza (soprattutto per evitare situazioni di pericolo o danni incombenti), mentre occorre massimo discernimento per le attività ordinarie e non possono essere comunicati a terzi”.
La prescrizione chiarisce indubitabilmente che l’amministratore non può cedere a terzi i recapiti telefonici in suo possesso.
Il registro anagrafe condominiale deve prevedere una specifica sezione dedicata alla sicurezza dell’edificio e alla relativa documentazione.
La sezione è denominata RAS Registro anagrafe sicurezza.
L’inserimento dei dati nel registro è un preciso obbligo di legge che compete all’amministratore di condominio.
Come deve essere gestito il RAS Registro anagrafe sicurezza
La gestione del Registro anagrafe sicurezza deve essere svolta con la massima attenzione da parte dell’amministratore di condominio.
Oltre a riportare le informazioni anagrafiche e i dati catastali delle singole unità immobiliari, occorre procedere, con cadenza almeno annuale, all’aggiornamento delle informazioni relative alle condizioni di sicurezza delle parti comuni, in modo da garantire un controllo costante dello stato dell’edificio.
Per quanto concerne la sicurezza, si dovranno annotare eventuali manutenzioni effettuate, interventi di riparazione o miglioramenti strutturali, così come i risultati dei controlli periodici imposti dalla normativa, quali, per esempio, la verifica dell’impianto elettrico o dell’integrità strutturale dell’edificio.
È consigliabile che l’amministratore utilizzi un software specifico per la gestione del registro anagrafe sicurezza, che assicuri la protezione dei dati sensibili e faciliti l’aggiornamento e la consultazione dei dati.
Inoltre, l’utilizzo di strumenti tecnologici moderni può aiutare a ridurre il rischio di errori umani e a migliorare l’efficienza della gestione condominiale.
Responsabilità dell’amministratore e sanzioni per inadempienze
Il mancato rispetto degli obblighi connessi alla tenuta del registro anagrafe sicurezza può esporre l’amministratore di condominio a sanzioni sia amministrative che civili.
Le sanzioni possono includere multe pecuniarie, l’obbligo di risarcimento dei danni e, nei casi più gravi, la revoca dell’incarico di amministratore.
Per queste ragioni, è fondamentale che l’amministratore agisca sempre in conformità con le leggi e le normative vigenti, mantenendo un costante dialogo con i condomini per garantire la piena aderenza agli obblighi di legge e la tutela collettiva della sicurezza.
Ma a quali dati si riferisce la norma? Sicuramente alle certificazioni previste dalle varie normative vigenti in materia.
Anche se l’elenco qui enunciato non può ritenersi esaustivo ricordiamo.
I dati riferiti al Decreto Ministeriale 37/2008 ossia alle dichiarazioni di conformità degli impianti condominiali.
I dati di cui a eventuali interventi per la valutazione o la rimozione dell’amianto, le certificazioni relative alla prevenzione incendi; le certificazioni e le documentazioni relative l’impianto ascensore e altro.
Il legislatore ha previsto la possibilità per i comuni di servirsi dei dati inseriti nell’anagrafe condominiale per adottare idonee misure di contrasto all’evasione fiscale.
L’articolo 3, comma 10 bis del Decreto legislativo n. 23/2011 stabilisce: “per assicurare il contrasto dell’evasione fiscale nel settore delle locazioni abitative……….. sono attribuite ai comuni, in relazione ai contratti di locazione, funzioni di monitoraggio anche previo utilizzo di quanto previsto dall’articolo 1130, primo comma, numero 6), del codice civile in materia di registro di anagrafe condominiale e conseguenti annotazioni delle locazioni esistenti in ambito di edifici condominiali”.
L’anagrafe condominiale è citata anche dall’articolo 13 della Legge 9 dicembre 1998, n. 431, in tema di locazioni abitative.
In conclusione, il Registro anagrafe sicurezza non è solo un documento burocratico, ma uno strumento fondamentale per la corretta gestione del condominio, che deve essere trattato con la serietà e l’attenzione che merita.
