Privacy e amministratore di condominio come gestire i dati dei condomini?
La gestione della privacy condominiale è oggi uno degli aspetti più delicati del lavoro dell’amministratore.
La materia della riservatezza dei dati personali, in Italia, è regolata principalmente dal così detto Codice della Privacy, specificatamente, Decreto legislativo 30 Giugno 2003 n°196, come successivamente modificato ed integrato.
Secondo l’articolo 1° della citata norma: “Chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano”.
Il Decreto Legislativo 10 agosto 2018 n°101, che armonizza il Regolamento Ue n. 679 del 2016 (“GDPR”) con la normativa nazionale italiana.
L’entrata in vigore del GDPR e le nuove Linee guida del Garante (Provvedimento n. 209/2025) hanno introdotto ulteriori chiarimenti sui ruoli e le responsabilità, sulla privacy condominiale, imponendo maggiore attenzione nella tutela dei dati personali dei condomini.
Amministratore: titolare o responsabile del trattamento privacy condominiale?
In linea generale, l’amministratore è titolare del trattamento dei dati della privacy condominiale, perché decide mezzi e finalità (es. gestione anagrafe, registri contabili, assemblee).
Può invece essere nominato responsabile del trattamento quando opera su incarico dell’assemblea, ad esempio per la gestione di un sistema di videosorveglianza.
Indubbiamente le competenze conferite dalla normativa privacy condominiale all’amministratore di condominio gli impongono il trattamento di dati personali, quindi, al medesimo appare innegabilmente applicabile la deroga, al consenso obbligatorio da parte dell’interessato, considerata dall’articolo 24° punto A del Codice della Privacy, per quanto riguarda i dati anagrafici, relativi al codice fiscale e alla residenza o domicilio, dei singoli proprietari e dei titolari di diritti reali e di diritti personali di godimento altre ai dati catastali di ciascuna unità immobiliare, come indicato nel registro anagrafe condominiale.
Diversamente si dovrebbe opinare per i recapiti telefonici dei soggetti già indicati non pubblicati in elenchi aperti a terzi e gli indirizzi di posta elettronica, anche con specifico riferimento della cessione a terzi.
👉 È buona prassi verbalizzare sempre in assemblea l’incarico, specificando ruoli e responsabilità.
Obblighi concreti previsti dal GDPR in materia di privacy condominiale
L’amministratore deve rispettare una serie di adempimenti precisi:
- Informativa aggiornata ai condomini, chiara e accessibile.
- Registro dei trattamenti (art. 30 GDPR) con indicazione di finalità, tempi di conservazione, categorie di dati trattati.
- Conservazione limitata: documenti contabili secondo i termini fiscali, immagini da videosorveglianza max 72 ore.
- Accesso digitale sicuro ai documenti condominiali, con credenziali personali.
- Contratti scritti con i fornitori nominati responsabili esterni (art. 28 GDPR).
Temi critici: bacheca, morosità e videosorveglianza
- Bacheca condominiale
Non vanno mai pubblicati nominativi di morosi o dati sensibili; sono ammesse solo comunicazioni generiche. - Morosità
I dati possono essere comunicati solo individualmente ai diretti interessati. - Videosorveglianza
Richiede una delibera assembleare, cartelli informativi, tempi di conservazione limitati e accesso riservato ai soli autorizzati.
Rischi e sanzioni
Il mancato rispetto della normativa sulla privacy condominiale può comportare sanzioni molto elevate: fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo (art. 83 GDPR).
Esempi frequenti di violazioni:
- pubblicazione illecita di dati su bacheche condominiali;
- mancata consegna delle informative;
- utilizzo di software privi di misure di sicurezza adeguate.
Formazione e strumenti a supporto
La formazione continua è essenziale: solo un amministratore aggiornato può garantire il rispetto delle regole e ridurre i rischi di contestazioni.
L’adozione di software gestionali conformi al GDPR e l’utilizzo di procedure documentate rafforzano la credibilità professionale e tutelano sia l’amministratore sia i condomini nella privacy condominiale.
👉 I corsi MAPI offrono strumenti e aggiornamenti pratici per affrontare con competenza la materia della privacy condominiale.
Conclusioni
La privacy condominiale non è un mero adempimento burocratico, ma un valore aggiunto che consolida la fiducia tra amministratore e condomini.
Investire in trasparenza, sicurezza digitale e formazione significa rafforzare la propria reputazione e garantire una gestione condominiale moderna ed efficiente.
